Zoho Expense

Zoho Expense es una solución integral de gestión de viajes y gastos diseñada para optimizar y automatizar el proceso de informes de gastos y el seguimiento de todo tipo de gastos relacionados con viajes corporativos.



Zoho Expense para PC ofrece tanto funciones básicas como avanzadas que permiten a las empresas de todos los tipos y tamaños optimizar su supervisión financiera diaria, incluyendo servicios para el escaneo de recibos y su incorporación a bases de datos dinámicas, registro de gastos, comprobaciones de cumplimiento de políticas, seguimiento de gastos en múltiples divisas, y mucho más.

Estas funciones básicas se refuerzan drásticamente con la presencia de herramientas avanzadas premium, como la integración incorporada con soluciones de software de contabilidad externas, la creación de informes de gastos automatizados, la optimización de los flujos de trabajo de aprobación y el análisis en profundidad de la gestión de gastos que puede proporcionar información procesable para optimizar los gastos a corto y largo plazo.

Hospedada exclusivamente en la nube, esta potente plataforma de gestión de gastos se puede implementar fácilmente para el análisis y los contables en empresas de todos los tamaños.

De hecho, en los últimos años, esta potente herramienta financiera fue adoptada por miles de empresas exitosas, incluidas marcas internacionales conocidas como Puma, Zepto, Transcom, MakeMyTrip, IFFCO, Samsonite y muchas otras.



Características principales

• Escaneo de recibos – Digitaliza recibos de forma rápida y precisa.
• Registro de gastos – Registra gastos manualmente o impórtalos desde extractos de tarjetas de crédito.
• Cumplimiento de políticas – Configura reglas para garantizar que todos los gastos se ajusten a las políticas financieras y de la empresa.
• Soporte multidivisa – Realiza un seguimiento fiable de los gastos en diferentes divisas.
• Integraciones con servicios de terceros – Sincroniza datos con software de contabilidad popular como QuickBooks, Office 365, Zoho Books y muchos otros.
• Flujos de trabajo automatizados – Automatiza los procesos de aprobación para mayor eficiencia.
• Análisis – Obtén información procesable sobre los patrones de gasto de la empresa y las tendencias establecidas.

Cómo usar

Para usar esta aplicación web, los usuarios primero deben crear una cuenta nueva y definir la estructura básica de las finanzas de la empresa, las políticas de gastos y los flujos de trabajo de aprobación. Todo esto se hace directamente desde una ventana del navegador web, sin necesidad de descargar una aplicación local independiente y distribuirla a todos los equipos empresariales locales.

Una vez finalizada la configuración básica, los empleados pueden comenzar a registrar sus gastos manualmente o escaneando recibos. Todos los recibos digitalizados se distribuirán a las bases de datos seguras y dinámicas que el servicio analizará en tiempo real, con comprobaciones automáticas de cumplimiento de políticas y tendencias financieras.

Se puede configurar una amplia variedad de reglas y políticas de la empresa para facilitar los flujos de trabajo diarios. Por ejemplo, los gastos aprobados se pueden reembolsar directamente a través del sistema o sincronizarse con su software de contabilidad.

Es importante tener en cuenta que esta plataforma en la nube es totalmente capaz de integrarse con una amplia gama de plataformas de contabilidad externas populares, incluyendo QuickBooks, Office 365, Zoho Books, Amazon Business y más.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario de esta plataforma en la nube es limpia, intuitiva y personalizable, lo que permite a los usuarios aprender rápidamente a navegar por ella eficazmente a través de cualquier aplicación de navegador de internet moderna.

El panel principal proporciona una descripción general rápida de los gastos pendientes y aprobados, mientras que el menú permite una fácil navegación a las diferentes funciones. La navegación básica se realiza a través de 10 pestañas principales ubicadas en el lado izquierdo de la aplicación – Inicio, Viajes, Gastos, Informes, Anticipos, Solicitudes de compra, Tarjetas, Aprobaciones, Análisis y Mi configuración.

Las funciones de escaneo de recibos y registro de gastos son sencillas y fáciles de usar, con secciones de viajes que incluso incluyen desgloses detallados de información sobre Vuelos, Hoteles, Alquiler de coches e informes o anticipos asociados.

La parte inferior de la aplicación ofrece acceso optimizado a funciones de colaboración, como iconos para herramientas de Chats, Canales y Contactos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Zoho Expense?
Es una solución de gestión de gastos basada en la nube que puede satisfacer las necesidades de empresas de todos los tipos y tamaños.

¿Es seguro?
Sí, esta aplicación se distribuye a través de la nube, lo que significa que no cuenta con un cliente local independiente. Todo el servicio utiliza un cifrado y medidas de seguridad robustos para proteger los datos empresariales o el acceso no autorizado.

¿Incluye un nivel de uso gratuito?
Sí, se ofrece a los usuarios una versión simplificada y con funciones limitadas de esta aplicación web sin una suscripción premium gratuita.

Alternativas

Expensify – Una aplicación popular que ofrece un escaneo de recibos y un seguimiento de gastos optimizados.

Concur - Ofrece funciones integrales de gestión de gastos y reserva de viajes.

Rydoo – Plataforma premium de gestión de gastos con soporte de dietas.

Precios

Zoho Expense para Windows PC ofrece un plan GRATUITO, pero se ofrecen muchos más planes con más funciones a empresas de todos los tamaños. Los planes comienzan en $3 por usuario al mes y pueden llegar a $8 por usuario activo (para un máximo de 200 usuarios). Las empresas con más de 200 usuarios pueden obtener presupuestos personalizados.

PLAN GRATUITO

• Hasta 3 usuarios
• 5 GB de almacenamiento de recibos
• 20 escaneos automáticos de recibos
• Gastos multidivisa
• Gastos de kilometraje
• Seguimiento de clientes/proyectos
• Integración contable

Requisitos del sistema

Zoho Expense es una solución basada en la nube accesible a través de cualquier navegador web. También se ofrecen aplicaciones nativas independientes para dispositivos iOS y Android, lo que permite a los contables acceder a los datos de gastos de viaje cuando están fuera de la oficina.

VENTAJAS

• Funciones integrales de gestión de gastos.
• Integración con soluciones de software de contabilidad de terceros populares.
• Flujos de trabajo automatizados para mayor eficiencia.
• Fuertes comprobaciones de cumplimiento de políticas.
• Fácil adopción en los flujos de trabajo diarios para empresas de todos los tamaños.

DESVENTAJAS

• Opciones de personalización limitadas.
• El nivel gratuito solo admite 3 usuarios y un procesamiento de recibos limitado.

Conclusión

Zoho Expense es una solución de gestión de gastos robusta y fácil de usar que proporciona acceso optimizado a una amplia gama de funciones e integraciones.