Zoho Expense

Zoho Expense es una solución integral de gestión de viajes y gastos diseñada para agilizar y automatizar el proceso de generación de informes de gastos y el seguimiento de todo tipo de gastos relacionados con los viajes corporativos. Ofrece funciones básicas y avanzadas que permiten a las empresas de todos los tipos y tamaños optimizar su supervisión financiera diaria, incluidos los servicios de escaneo de recibos e incorporación a bases de datos dinámicas, registro de gastos, verificación de cumplimiento de políticas, seguimiento de gastos en múltiples monedas y mucho más.

Luego, estas características básicas se fortalecen drásticamente con la presencia de herramientas avanzadas de primer nivel, como la integración integrada con soluciones de software de contabilidad externas, la creación de informes de gastos automatizados, la optimización de los flujos de trabajo de aprobación y análisis detallados para la gestión de gastos que pueden proporcionar información procesable. para racionalizar los gastos a corto y largo plazo.

Alojada exclusivamente en la nube, esta poderosa plataforma de administración de gastos se puede implementar fácilmente para analistas y contadores en empresas de todos los tamaños. De hecho, en los últimos años, esta poderosa herramienta financiera fue adoptada por miles de empresas exitosas, incluidas marcas internacionales reconocidas como Puma, Zepto, Transcom, MakeMyTrip, IFFCO, Samsonite y muchas otras.

Características

Escaneo de recibos: digitalice recibos de forma rápida y precisa.
Registro de gastos: registre los gastos manualmente o impórtelos desde los extractos de la tarjeta de crédito.
Cumplimiento de políticas: establezca reglas para garantizar que todos los gastos cumplan con las políticas financieras y de la empresa.
Compatibilidad con varias monedas: realice un seguimiento confiable de los gastos en diferentes monedas.
Integraciones de servicios de terceros: sincronice datos con software de contabilidad popular como QuickBooks, Office 365, Zoho Books y muchos otros.
Flujos de trabajo automatizados: automatice los procesos de aprobación para lograr eficiencia.
Análisis: obtenga información procesable sobre los patrones de gasto de la empresa y las tendencias establecidas.

Cómo utilizar

Para usar esta aplicación web, los usuarios primero deben crear una nueva cuenta y definir la estructura básica de las finanzas de la empresa, las políticas de gastos y los flujos de trabajo de aprobación. Todo esto se hace directamente desde la ventana de un navegador web, sin necesidad de descargar una aplicación local independiente y distribuirla a todas las computadoras comerciales locales.

Una vez finalizada la configuración básica, los empleados pueden comenzar a registrar sus gastos manualmente o escaneando recibos. Todos los recibos digitalizados se distribuirán a las bases de datos seguras y dinámicas que el servicio analizará en tiempo real, con controles automáticos de cumplimiento de políticas y tendencias financieras. Se puede configurar una amplia variedad de reglas y políticas de la empresa para facilitar los flujos de trabajo diarios. Por ejemplo, los gastos aprobados pueden reembolsarse directamente a través del sistema o sincronizarse con su software de contabilidad.

Es importante tener en cuenta que esta plataforma en la nube es totalmente capaz de integrarse con una amplia gama de plataformas de contabilidad externas populares, incluidas QuickBooks, Office 365, Zoho Books, Amazon Business y más.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario de esta plataforma en la nube es limpia, intuitiva y personalizable, lo que permite a los usuarios aprender rápidamente cómo navegar de manera efectiva directamente a través de cualquier aplicación de navegador de Internet moderna. El tablero principal proporciona una descripción general rápida de los gastos pendientes y aprobados, mientras que el menú permite una fácil navegación a diferentes funciones. La navegación básica se realiza a través de 10 pestañas principales ubicadas en el lado izquierdo de la aplicación: Inicio, Viajes, Gastos, Informes, Anticipos, Solicitudes de compra, Tarjetas, Aprobaciones, Análisis y Mi configuración.

Las funciones de escaneo de recibos y registro de gastos son sencillas y fáciles de usar, con secciones de viaje que incluso incluyen desgloses de información detallada sobre vuelos, hoteles, alquiler de automóviles e informes o anticipos asociados.

La parte inferior de la aplicación presenta un acceso simplificado a las funciones de colaboración, como íconos para herramientas de Chats, Canales y Contactos.

Preguntas más frecuentes

¿Qué es Zoho Expense?
Es una solución de gestión de gastos basada en la nube que puede satisfacer las necesidades de empresas de todo tipo y tamaño.

¿Es seguro?
Sí, esta aplicación se distribuye a través de la nube, lo que significa que no cuenta con un cliente local independiente. Todo el servicio utiliza fuertes medidas de encriptación y seguridad para proteger los datos comerciales o el acceso no autorizado.

¿Incluye una capa de uso gratuita?
Sí, se ofrece una versión optimizada y con funciones limitadas de esta aplicación web a los usuarios sin una suscripción premium gratuita.

Alternativas

Expensify: una aplicación popular que ofrece escaneo de recibos optimizado y seguimiento de gastos.

Concur: proporciona funciones integrales de gestión de gastos y reserva de viajes.

Rydoo: plataforma de gestión de gastos premium con soporte para viáticos.

Precios

Zoho Expense para PC con Windows ofrece un plan GRATUITO, pero se ofrecen muchos más planes ricos en funciones para empresas de todos los tamaños. Los planes comienzan en $3 por usuario por mes y pueden llegar a $8 por usuario activo (para un máximo de 200 usuarios). Las empresas con más de 200 usuarios pueden obtener cotizaciones personalizadas.
PLAN GRATIS

     Hasta 3 Usuarios
     Almacenamiento de recibos de 5 GB
     20 escaneos automáticos de recibos
     Gastos Multimoneda
     Gastos de millaje
     Seguimiento de clientes/proyectos
     Integración Contable

Requisitos del sistema

Zoho Expense es una solución basada en la nube accesible a través de cualquier navegador web. También se ofrecen aplicaciones nativas independientes para dispositivos iOS y Android, lo que permite a los contables acceder a los datos de gastos de viaje sobre la marcha.

PROS

Características integrales de gestión de gastos.
Integración con soluciones populares de software de contabilidad de terceros.
Flujos de trabajo automatizados para la eficiencia.
Fuertes controles de cumplimiento de políticas.
Fácil adopción de flujos de trabajo diarios para empresas de todos los tamaños.

CONTRAS

Opciones de personalización limitadas.
El nivel gratuito admite solo 3 usuarios y procesamiento de recibos limitado.

Conclusión

Zoho Expense es una solución de administración de gastos robusta y fácil de usar que brinda acceso optimizado a una amplia gama de funciones e integraciones.